۶ دلیل اهمیت سیستم های حقوق و دستمزد

۶ دلیل اهمیت سیستم های حقوق و دستمزد،حقوق و دستمزد چیست؟، سیستم حقوق و دستمزد، شیوه انتخاب نرم افزار حقوق و دستمزد مناسب در ادامه امده است.

مسئله محاسبه حقوق و دستمزد  از دیرباز از مسائل مورد مناقشه در سازمان ها و کسب و کار بوده است. فرایند حقوق و دستمزد، بسیار آسان به نظر می‌رسد اما به دلیل جزئیات و وابستگی آن به قوانین و مقررات و همچنین نقش به خصوصی که در حسابداری دارد، پیچیده می‌شود.

از سویی دیگر، غالبآ هزینه نیروی کار، تاثیر قابل توجهی بر سود ویژه‌ی بیشتر واحدهای تجاری دارد. هرچند اهمیت هزینه حقوق و دستمزد در هرکسب و کار متفاوت است اما همیشه هزینه‌های حقوق و دستمزد و سایر مخارج آن تقریبآ یک سوم از درآمد واحد تجاری را به خود اختصاص می‌دهند.

همچنین اشتباه در محاسبه حقوق و دستمزد می‌تواند فشار و استرس بزرگی برای صاحبان مشاغل کوچک درست کند که این مسئله به احتمال زیاد برای شغل‌های بزرگتر از اهمیت بیشتری نیز برخوردار است. به همین دلیل در این نوشته از فریار سیستم تصمیم داریم تا کمی به نقش نرم افزار حقوق و دستمزد در حسابداری بپردازیم، با ما تا اخر این مقاله همراه باشید.

حقوق و دستمزد چیست؟

حقوق و دستمزد مشخص کننده سهم نیروی کار در تولید محصولات و نمایش خدمات بوده و یکی از اساسی‌ترین هزینه‌های عملیاتی بیشتر موسسات است. روالی است که در آن کارفرمایان به کارمندان برای کارهایی که انجام داده‌اند، حقوق پرداخت می‌کنند. این روش در هر کسب وکاری بااهمیت است.

حقوق و دستمزد یک کار مالی مهم برای تجارت شما است که نیاز به پرداخت منظم به کارمندان و رعایت مقررات و قوانین مربوطه دارد. کارفرمایان واجب است درست‌ترین راه و مناسب‌ترین سیستم حقوق و دستمزد را برای محاسبه و پرداخت حقوق و دستمزد کارکنان، مالیات، بیمه و …  بیابند زیرا هرگونه اشتباه، مخاطرات زیادی از لحاظ مالی و حقوقی به دنبال دارد. به طور نمونه آگاهی نداشتن از پیچ و خم‌های مالیات، تمام شدن فرصت پرداخت آن یا محاسبه اشتباه مالیات حقوق کارکنان می‌تواند باعث جریمه های زیادی می شود.
برای جلوگیری از این مشکلات، هرکسب و کار کوچک، متوسط ​​و بزرگی می‌بایست از یک سیستم حقوق و دستمزد مناسب استفاده کند. ویژگی‌های با اهمیت سیستم‌های حقوق و دستمزد آنلاین در ادامه شرح داده می‌شود.

                                                          خواندن این مقاله می‌تواند برای شما مفید باشد: حداقل حقوق اداره کار ۱۴۰۲ 

سیستم حقوق و دستمزد

به کلیتی از اجزای به هم متصل که در داخل یک کسب و کار، اطلاعات مربوط به حقوق نیروی کار را در تولید محصولات یا ارائه خدمات به صورت داده‌های حقوق و دستمزد تبدیل نماید، سیستم حقوق و دستمزد می‌گویند.

وظایف مسئول حقوق و دستمزد:

• تحویل گزارش محاسبات حقوق به اداره اقتصاد و دارایی
• پرداخت حقوق و مزایای کارکنان شاغل و بازنشسته
• کنترل کسری‌های کارکنان شاغل وبازنشسته و نمایش لیست بیمه ومالیات مربوط به آنان به ادارات تابعه
• نگهداری احکام مربوط به کارکنان قراردادی کار معین و تهیه و تنظیم لیست حقوق
• پرداخت حقوق و انجام کارهای مربوط به کسورات متعلقه
• گرفتن تأییدیه و دیگر موارد مربوط به پرداخت حقوق کارکنان قراردادی
• نگهداری حساب کسور قانونی و قسط های وام کارکنان و انتقال به موقع آنها به حساب سازمان‌های مربوطه
• محاسبه و صدور سند حق التدریس اساتید-پاداش مقالات
• محاسبه و صدور سند اضافه کار-ماموریت
• و …

خودکاربودن:

پرداخت حقوق و دستمزد کاری است که باید به طور دقیق و منظم صورت گیرد، این کار باعث می‌شود تا سرمایه گذاری شرکتها در سیستمی که این فرایندها را خودکار انجام می‌دهد، منطقی باشد.

کاربری راحت:

نرم افزار حقوق و دستمزد، مشکلات را کم کرده و باعث صرفه‌جویی در زمان نیز می‌شود. سیستم‌های آنلاین حقوق و دستمزد با کاربری بسیار راحت، به شرکت‌ها کمک می‌کند تا در همه جا فرآیندهای حقوق و دستمزد را کنترل کنند و دیگر استرسی در این رابطه نداشته باشند.

شیوه انتخاب نرم افزار حقوق و دستمزد مناسب

انتخاب یک سیستم حقوق و دستمزد متناسب با کسب و کار شما مهم است و برای کارایی کسب وکارتان دارای اهمیت است. در تصمیم گیری عوامل مختلفی وجود دارد که باید در نظر گرفته شود که مهم‌ترین آنها عبارتند از:

بودجه

اول اندازه کسب و کار خود را تجزیه و بررسی کنید و تصمیم بگیرید که چقدر آماده اید برای یک سیستم حقوق و دستمزد هزینه کنید. فهمیدن بودجه و دسته بندی اندازه کسب و کار شما، تعداد فروشندگان سیستم های حقوق و دستمزد را در لیست احتمالی شما برای خرید، کم و کمتر می کند تا جایی که بتوانید مناسب ترین گزینه را انتخاب نمایید. شرکت های کوچک که توسعه سریع را برای خود پیش بینی نمی‌کنند امکان دارد بخواهند در نرم افزارهای حقوق و دستمزد کم هزینه‌تر که فقط عملکردهای پایه حقوق و دستمزد را انجام می‌دهند، سرمایه‌گذاری کنند.

اعتبار قابلیت های فروشنده

در مرحله بعدی، پیشنهادات فروشندگان مناسب را با یکدیگر مقایسه کرده و نظر بعضی از مشتریان درحال حاضر آنها را بپرسید. شرکت‌های در حال گسترش با سرعت بالا امکان دارد تمایل به سرمایه‌گذاری در سیستم‌های نرم افزاری حقوق و دستمزدی را داشته باشند که با دیگر جنبه‌های برنامه ریزی و مدیریت منابع انسانی ترکیب شده باشند.

در نظر بگیرید که چقدر راه حل نرم افزار حقوق و دستمزد مربوطه می‌تواند از عهده کار شما به مناسب‌ترین راه ممکن برآید و عامل رشد فعال باشد. در صورت موجود بودن، نسخه‌‎ی نمایشی یا ویدیوی کار با نرم افزار را درخواست کنید و ببینید که آیا کار با نرم افزار آسان و قابل استفاده است و با کسب و کار شما مطابقت دارد یا خیر.

ویژگی های امنیتی نرم افزار حقوق و دستمزد

زمان انتخاب سیستم حقوق و دستمزد، یکی از موارد بااهمیت امنیت آن سیستم می‌باشد. داشتن یک نرم افزار محافظت شده با اهمیت وارد کردن رمز شخصی مرتبط کاربر، شرکت شما را در برابر دستکاری اطلاعات و مشکلات احتمالی اطلاعات محافظت می‌کند. در حالت ایده آل، سیستم باید رتبه بندی امنیتی خوبی داشته باشد.

انعطاف پذیری و سازگاری نرم افزار حقوق و دستمزد

نکته بعدی، خرید یک نرم افزار حقوق و دستمزد این است که به خوبی با سایر سیستم‌های تجاری شما کار کرده و گسترش یابد. در پی قابلیت‌های تلفیق شده باشید و مطمئن شوید که این سیستم با هر نرم افزار مالی که امروزه از آن استفاده می‌کنید هماهنگی داشته باشد. برای مثال بتوانید به راحتی با یک نرم افزار حضور و غیاب آنلاین نیز به طور همزمان کار کنید و داده‌های  آن را روی سیستم حقوق و دستمزد خود داشته باشید. بدست آوردن سیستمی که بتواند حقوق و دستمزد و سایر کاربردهای مربوط را به طور خودکار انجام دهد، بسیار با اهمیت است.

گزارش و دید تاریخی

در پایان، شما می خواهید یک سیستم  حقوق و دستمزد داشته باشید که به شما دسترسی دهد، گزارش ها و داده های تاریخی را حفظ، کنترل و ذخیره نمایید. در حالی که نرم افزار حقوق و دستمزد نسبت به سیستم‌های دستی کمتر در معرض خطا است، اما هنوز هم بعضی از نرم افزارها در این امر دچار مشکل می باشند.

ایجاد رابطه مطلوب بین کارکنان، کارفرمایان و مقامات قانونی

وظایف حسابداران درباره‌ی هزینه حقوق و دستمزد یکی از مهم ترین وظایف آنهاست. محاسبه و پرداخت درست و به موقع حقوق و دستمزد، یکی از عوامل تاثیرگذار در ایجاد رابطه مطلوب بین کارکنان و کارفرمایان می باشد.
همچنین مدارک سیستم حقوق و دستمزد اگر به درستی تهیه و به راحتی قابل درک باشند، موجب می‌شود رابطه مناسبی بین مدیریت کسب و کارها، کارکنان و مقامات قانونی چون ادارات کار، بیمه و دارایی ایجاد گردد. یک سیستم حقوق و دستمزد کارآمد تضمین می‌کند که به کارمندان با دقت و به درستی حقوق پرداخت می شود.

جلوگیری از اشتباهات در محاسبات حسابداری

خطاهای پردازش حقوق و دستمزد باعث ناامیدی کارمندان و جریمه های نقدی می شود اما استفاده از سیستم حقوق و دستمزد می تواند ذهن شما را راحت کرده و به شما در جلوگیری از محاسبات اشتباه و عدم انطباق در حساب ها نیز یاری رساند.