مدیریت فرایند یا مدیریت استراتژیک، کدام برای موفقیت سازمان حیاتی تر است؟ راهکارهایی طلایی برای ادغام و افزایش بهره وری

در حوزه مدیریت سازمانی، دو مفهوم اهمیت بسیار زیادی برای مدیران و تصمیم گیران ارشد شرکت دارند: مدیریت استراتژیک و مدیریت فرآیند. در حالی که هر دو برای موفقیت سازمانی ضروری هستند، اغلب بحث هایی وجود دارد که کدام یک از اهمیت بیشتری برخوردار است. در این مقاله قصد داریم که به اهمیت مدیریت استراتژیک و مدیریت فرآیند در سازمان ها بپردازیم و نقش ها، مزایا و مشکلات بالقوه آنها را بررسی کنیم. علاوه بر این، راهکارهایی را برای ادغام این دو مفهوم در سازمان و افزایش بهره وری ارائه خواهیم داد.

آشنایی با مدیریت استراتژیک:

مدیریت استراتژیک شامل تدوین و اجرای اهداف و مقاصد بلند مدت یک سازمان است. این کار شامل تجزیه و تحلیل محیط خارجی، شناسایی فرصت ها و تهدیدها و همسویی منابع داخلی برای دستیابی به مزیت رقابتی است. در واقع مدیریت استراتژیک یک نقشه راه برای پیمایش عدم قطعیت ها و هدایت فرآیندهای تصمیم گیری در بالاترین سطح سازمان فراهم می کند.

اجزای اصلی مدیریت استراتژیک عبارتند از:

چشم انداز و ماموریت: ایجاد چشم انداز و بیانیه ماموریتی روشن که هدف و جهت سازمان را بیان می کند.

تجزیه و تحلیل محیطی: ارزیابی محیط کلان، پویایی صنعت و چشم انداز رقابتی برای شناسایی فرصت ها و تهدیدهای استراتژیک.

تنظیم هدف: تعریف اهداف خاص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، مرتبط و محدود به زمان(اهداف هوشمند) که از جهت گیری استراتژیک سازمان پشتیبانی می کند.

تدوین استراتژی: توسعه استراتژی هایی برای سرمایه گذاری بر نقاط قوت، کاهش نقاط ضعف، استفاده از فرصت ها و مقابله با تهدیدها.

پیاده سازی استراتژی: تبدیل برنامه های استراتژیک به عمل با تخصیص منابع، همسوسازی فرآیندها و نظارت بر پیشرفت.

ارزیابی عملکرد: اندازه گیری و ارزیابی عملکرد در برابر اهداف استراتژیک، انجام تنظیمات در صورت لزوم.

مدیریت استراتژیک چابکی، نوآوری و انعطاف‌پذیری را تقویت می‌کند و سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا با شرایط متغیر بازار سازگار شوند و به رشد پایدار دست یابند. با این حال، گاهی اوقات ممکن است از عدم همسویی با واقعیت های عملیاتی و قطع ارتباط بین قصد استراتژیک و اجرا رنج ببرد. برای یک برنامه استراتژیک انعطاف پذیر و کارآمد که با واقعیت های روز و رقابت بازار سازگار باشد نیاز است که تیم های تخصصی در هر سازمانی فعال شوند تا بهترین استراتژی ها را برای موفقیت سازمان تدوین و پیاده سازی کنند. البته در این مورد سازمان ها میتوانند این وظایف را به شرکت های متخصص در این زمینه برون سپاری کنند.

درک مدیریت فرآیند، راهی برای کسب مزیت رقابتی

به طور خلاصه مدیریت فرآیند بر بهینه سازی عملیات داخلی و گردش کار برای افزایش کارایی، کیفیت و رضایت مشتری تمرکز دارد. این کار شامل تجزیه و تحلیل، طراحی، پیاده سازی و بهبود مستمر فرآیندهای تجاری در سراسر سازمان است. هدف مدیریت فرآیند ساده‌سازی عملیات، کاهش ضایعات و افزایش بهره‌وری با استانداردسازی رویه‌ها و حذف تنگناها است.

اجزای اصلی مدیریت فرآیند عبارتند از:

نقشه‌برداری فرآیند: مستندسازی فرآیندهای جاری برای شناسایی ناکارآمدی‌ها، افزونگی‌ها و فرصت‌های بهبود.

طراحی فرآیند: طراحی مجدد گردش کار برای افزایش کارایی، حذف ضایعات و برآورده کردن نیازهای مشتری.

اجرای فرآیند: معرفی فرآیندهای جدید یا اصلاح فرآیندهای موجود در عین اطمینان از خرید سهام از سوی ذینفعان و ارائه آموزش و پشتیبانی کافی.

نظارت بر فرآیند: ایجاد معیارهای عملکرد و نظارت بر شاخص های کلیدی عملکرد برای ردیابی عملکرد فرآیند و شناسایی انحرافات از استانداردها.

بهبود فرآیند: جستجوی مستمر فرصت‌هایی برای بهینه‌سازی فرآیندها از طریق اصلاح و نوآوری مکرر.

یکپارچه سازی فرآیند: اطمینان از هماهنگی و یکپارچگی یکپارچه فرآیندها در سراسر مناطق عملکردی و مرزهای سازمانی.

مدیریت فرآیند با پرورش فرهنگ بهبود مستمر و تعالی عملیاتی، چابکی و پاسخگویی سازمان را افزایش می دهد. با این حال، گاهی اوقات می‌تواند دستاوردهای کوتاه‌مدت کارایی را بر اهداف استراتژیک بلندمدت اولویت‌بندی کند که منجر به نتایج غیربهینه می‌شود

مدیریت استراتژیک یا مدیریت فرایند؟ کدام در اولویت است؟

مدیریت استراتژیک و مدیریت فرآیند هر دو برای موفقیت سازمان ضروری هستند، اما اهداف متفاوتی را دنبال می کنند و در سطوح مختلف سازمان عمل می کنند. مدیریت استراتژیک جهت و چشم انداز کلی را فراهم می کند و مسیر بلندمدت و موقعیت رقابتی سازمان را هدایت می کند. در مقابل، مدیریت فرآیند بر اجرا و اجرای اهداف استراتژیک تمرکز می‌کند و تضمین می‌کند که عملیات با اهداف استراتژیک همسو هستند و ارزش را به مشتریان ارائه می‌دهند.

مدیریت استراتژیک جهت را تعیین می کند، در حالی که مدیریت فرآیند اجرا را هدایت می کند. بدون چشم‌انداز استراتژیک روشن، سازمان‌ها در معرض خطر جابجایی بی‌هدف و هدر دادن منابع برای فعالیت‌های غیرمولد هستند. برعکس، بدون فرآیندها و گردش کار کارآمد، ابتکارات استراتژیک ممکن است محقق نشود و منجر به از دست رفتن فرصت‌ها و ناکارآمدی‌های عملیاتی شود. بنابراین هردوی این موارد برای هر سازمانی جهت موفقیت بلند مدت ضروری هستند. اما راهکار چیست؟

راهکار عملی: ادغام مدیریت استراتژیک و مدیریت فرآیند

برای به حداکثر رساندن عملکرد سازمانی و دستیابی به هم افزایی بین مدیریت استراتژیک و مدیریت فرآیند، سازمان ها باید این دو چارچوب را به طور موثر یکپارچه کنند. در اینجا چند مرحله عملی برای ادغام مدیریت استراتژیک و مدیریت فرآیند آورده شده است:

راهکارهای طلایی برای ادغام مدیریت استراتژیک و مدیریت فرایند و افزایش بهره وری

• همسو کردن اهداف: اطمینان حاصل کنید که ابتکارات بهبود فرآیند با اهداف استراتژیک همسو هستند و به ماموریت و چشم انداز کلی سازمان کمک می کنند.
• همکاری متقابل کارکردی را تقویت کنید: ناهماهنگی ها را از بین ببرید و همکاری بین بخش‌ها و حوزه‌های عملکردی مختلف را تقویت کنید تا فرآیندهای را ساده کنید و تنگناها را از بین ببرید.
• اولویت بندی ارزش مشتری: بر ارائه ارزش به مشتریان با درک نیازها و ترجیحات آنها و طراحی فرآیندهایی که رضایت و وفاداری مشتری را در اولویت قرار می دهد، تمرکز کنید.
• توانمندسازی کارکنان: کارکنان را در تمام سطوح سازمان توانمند کنید تا با ایده‌هایی برای بهبود فرآیند مشارکت کنند و آموزش‌ها و منابع لازم را برای اجرای موثر تغییرات در اختیار آنها قرار دهید.
• فناوری را در آغوش بگیرید: از فناوری و ابزارهای اتوماسیون برای ساده‌سازی فرآیندها، کاهش تلاش دستی و افزایش بهره‌وری و در عین حال تضمین امنیت و انطباق داده‌ها استفاده کنید.
• اندازه‌گیری عملکرد: شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) را برای ردیابی پیشرفت در برابر اهداف استراتژیک و اهداف بهبود فرآیند، ایجاد نمایان بودن عملکرد و امکان تصمیم‌گیری آگاهانه ایجاد کنید.
• تطبیق و تکرار: فرهنگ بهبود مستمر و یادگیری را بپذیرید، جایی که بازخورد درخواست می شود و از موفقیت ها و شکست ها درس گرفته می شود.

سخن پایانی

همانطور که با هم دیدیم، هر دو مدیریت استراتژیک و مدیریت فرآیند برای موفقیت سازمانی حیاتی هستند، اما اهداف متفاوتی را دنبال می کنند و برای به حداکثر رساندن اثربخشی نیاز به یکپارچگی دقیق دارند. مدیریت استراتژیک چشم‌انداز و جهت را فراهم می‌کند و مسیر بلندمدت سازمان را هدایت می‌کند، در حالی که مدیریت فرآیند اجرا را هدایت می‌کند و تضمین می‌کند که عملیات با اهداف استراتژیک همسو هستند و ارزش را به مشتریان ارائه می‌دهند. با ادغام موثر این دو چارچوب، سازمان ها می توانند به هم افزایی، چابکی و مزیت رقابتی پایدار در محیط کسب و کار پویای امروزی دست یابند. گروه مهندسین مشاور رسا با بیش از یک دهه سابقه در این زمینه میتواند کمک شایانی برای سازمانی باشد در راه رسیدن به قله مصمم است.